Rigsrevisionens rapport fra 2008

Torsdag, 15 oktober, 2009
Vedrørende Rigsrevisionens rapport om løbende årsrevision af Klima- og Energiministeriets departement fra december 2008

Som en del af den samlede årsrevision af Klima- og Energiministeriets departement (herefter KEMIN) fremsendte Rigsrevisionen (herefter RR) i december 2008 ”Rapport om løbende årsrevision ved Klima- og Energiministeriets departement” til KEMIN. I rapporten afgiver RR nogle konkrete bemærkninger og anbefalinger.

Hensigten med den løbende årsrevision er at vurdere, om departementets forretningsgange og interne kontroller medvirker til at sikre, at regnskabet bliver rigtigt, og at dispositionerne foretages i overensstemmelse med bevillinger, love og andre forskrifter. Desuden er hensigten at vurdere, om departementets forvaltning af de områder, hvor RR udfører forvaltningsrevision, er varetaget på en økonomisk hensigtsmæssig måde.

I følgebrevet til rapport fra december 2008 giver RR sin samlede vurdering:

”Det er Rigsrevisionens samlede vurdering, at forretningsgange og interne kontroller på de gennemgåede områder generelt fungerede tilfredsstillende og opfyldte de krav, der stilles til en god og pålidelig regnskabsforvaltning. Departementets forretningsgange og interne kontroller medvirker således til at sikre, at regnskabet bliver rigtigt, og at dispositionerne er i overensstemmelse med bevillinger, love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis.”

Selv om der i rapporten er konkrete bemærkninger og anbefalinger, er der altså ingen af disse, der giver RR anledning til at tage forbehold over for KEMINs samlede regnskab eller forvaltningspraksis.

Som det også fremgår af følgebrevet, har RR i løbet af foråret 2009 foretaget afsluttende revision af KEMINs årsregnskab for 2008. Denne afsluttende revision er tilendebragt. KEMIN modtog den 1. september 2009 ”Erklæring om revision af Klima- og energiministeriets departements regnskab for 2008”.

Erklæringen giver KEMIN en samlet vurdering af departementets regnskabsaflæggelse og økonomiske forvaltning baseret på den udførte revision i regnskabsåret 2008. Konklusionen i erklæringen består af tre punkter, herunder:

  • Regnskabet er rigtigt, dvs. uden væsentlige fejl og mangler.
  • Der er etableret forretningsgange og interne kontroller, der
  • i videst muligt omfang sikrer, at dispositionerne omfattet af regnskabsaflæggelsen er i overensstemmelse med bevillinger, love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis.
  • Rigsrevisionen er ved den udførte forvaltningsrevision ikke blevet bekendt med forhold, der giver anledning til at konkludere, at forvaltningen på de områder, Rigsrevisionen har undersøgt, ikke er varetaget på en økonomisk hensigtsmæssig måde.

RR finder altså heller ikke for regnskabsåret 2008 forhold, der giver anledning til forbehold over for KEMINs samlede regnskab eller forvaltningspraksis.

KEMINs regnskabsmæssige etablering og opbygning


Klima- og Energiministeriet (KEMIN) blev oprettet ved kongelig resolution af 23. november 2007 og er således et relativt nyt ministerium. Fra ministeriets oprettelse og til begyndelsen af 2009 blev ministeriets medarbejderantal fordoblet fra ca. 60 til ca. 120 medarbejdere.

Sideløbende med denne store opmanding er der indtil foråret 2009 blev investeret betydelige ressourcer i at få skabt de organisatoriske rammer for en fornuftig økonomistyring af ministeriet. Af en række årsager er det først i foråret 2009, at ministeriets økonomi- og regnskabsfunktion var endeligt på plads organisatorisk.

D. 1. januar 2008 overgik regnskabsansvaret til KEMIN, som dog ikke var fuldt etableret på dette tidspunkt. Ministeriet havde således endnu ikke nogen hjemmel på finansloven før dennes vedtagelse 17. april 2008. I denne periode blev regnskabsfunktionerne varetaget af henholdsvis Miljøministeriet ved Center for Koncernforvaltning (CFK) og Energistyrelsen.

Herefter overgik regnskabsfunktionen til KEMIN, men med CFK som udførende regnskabsafdeling. Mens KEMINs økonomi- og regnskabsfunktion i denne periode er blevet konsolideret, har den regnskabsfunktion, der skal servicere KEMIN ydermere også været igennem omorganisering. Miljøministeriets fællesadministrative fællesskab, CFK, blev således pr. 1. november 2008 indlemmet i det fællesstatslige Økonomiservicecenter (ØSC).

I forbindelse med oprettelsen af ØSC blev håndtering af rejseafregninger hjemtaget til KEMIN og ministeriets økonomifunktion blev styrket med ansættelse af to controllere henholdsvis d. 1/10 2008 og 1/3 2009.

I takt med, at ministeriets administrative set up er kommet endeligt på plads og er blevet konsolideret er fokus flyttet fra fra etablering af de organisatoriske rammer til f.eks. servicering og vejledning af rejsende medarbejdere, samt øget controlling.

Rigsrevisionens fokus på rejse- og repræsentationsudgifter i den løbende revision af KEMINs departement, december 2008

Rigsrevisionen gennemgik ved sin revision i efteråret 2008 syv områder. I forhold til alle de syv områder, der er gennemgået, kommer Rigsrevisionen som det er standard, med en række anbefalinger til forbedringer på forskellige områder. Departementet har efterfølgende fulgt op på Rigsrevisionens anbefalinger.

Mens KEMIN vedr. de fleste øvrige forhold får den vurdering, at forvaltningen på området samlet set er tilfredsstillende, er Rigsrevisionens vurdering, at departementets forvaltning af hhv. repræsentationsudgifter og tjenesterejser samlet set ikke er helt tilfredsstillende. På baggrund heraf kommer Rigsrevisionen med en række konkrete anbefalinger herunder: at der udarbejdes retningslinjer for repræsentationsudgifter; at det indskærpes over for medarbejderne, at afholdte udgifter på rejser skal dokumenteres i form af originale kvitteringer frem for ved tro og love-erklæringer; at der indføres en tidsfrist for rejseafregning.

Departementets opfølgning på anbefalingerne vedrørende rejse- og repræsentationsområdet

Med henblik på umiddelbart at rette op på en række af de påpegende forhold udsendes der d. 29. december 2008 en mail til alle i departementet, hvor Økonomi- og Personalechefen informerer om, at Rigsrevisionen er kommet med en række anbefalinger vedr. især håndteringen af rejse- og repræsentationsudgifter. Det anføres i mailen, at nogle af anbefalingerne har strukturel karakter og vil blive implementeret med Økonomi- og Personalesekretariatet som initiativtager, mens andre er anbefalinger som den enkelte medarbejder kan hjælpe til med at implementere, herunder indskærpes dokumentationskrav for repræsentationsudgifter, samt at antallet af tro og love-erklæringer bør reduceres. Herudover orienteres om, at der ikke kan rekvireres procentgodtgørelse og refusion af småfornødenheder samtidigt, samt at udlæg for tredjepart bør undgås.

Bl.a. på baggrund af RR’s anbefalinger iværksættes i løbet af de følgende måneder endvidere en række mere strukturelle tiltag med henblik på at sikre en tilfredsstillende forvaltning af departementets rejse- og repræsentationsudgifter:

  • Primo 2009 indledes en gennemgang af alle rejseafregninger.
  • I begyndelsen af 2009 iværksættes udarbejdelsen af en ny rejsepolitik for departementet, der foreligger endeligt d. 30. april 2009. I den nye rejsepolitik udbygges og udspecificeres en lang række forhold med henblik på at retningslinjerne er klare og entydige. Rejsepolitikken tager udgangspunkt i Finansministeriets tjenesterejsecirkulære og Personaleadministrativ Vejledning (PAV).
  • Som en del af den nye rejsepolitik formuleres også nye retningslinjer for repræsentation. Departementet planlægger i øjeblikket at udarbejde en yderligere udspecificeret og selvstændig politik for repræsentation.
  • Der sker i foråret 2009 en revision af departementets regnskabsinstruks, som bl.a. opdateres med en beskrivelse af de ændrede arbejdsgange som følge af, at de regnskabsmæssige opgaver er ressortomlagt til ØSC, tydeliggør backupplaner ved sygdom eller andet fravær blandt regnskabsmedarbejdere, beskriver hvilken information, der vil tilgå ledelsen fra ØPS samt henviser til departementets rejsepolitik.
  • Der indføres nyt elektronisk rejseafregningssystem med henblik på at lette arbejdsgangene.
  • Der ansættes i foråret 2009 to nye administrative medarbejdere, der har til opgave at hjælpe de rejsende medarbejdere med at udarbejde rejseafregninger og repræsentationsbilag. Endvidere er der ansat en ny regnskabsmedarbejder i Økonomi- og Personalesekretariatet, hvis helt primære opgave det er at gennemgå rejseafregninger med henblik på at sikre ensartethed og kvalitet i rejseafregningerne.
Senest redigeret: 15. oktober 2009